Contrat de sous-traitance (RGPD)

1. Objet, durée, nature et finalité

Nous traitons les données pour votre compte dans un seul but : vous fournir le logiciel Aurora BTP (gestion de chantiers, planning, stock, devis, factures, e-facturation et fonctions liées).

• Nature du traitement : hébergement, stockage, organisation, consultation, mise à disposition, envoi (e-mails, e-factures) et suppression des données, par des moyens automatisés.
• Finalité : le fonctionnement du service que vous avez souscrit, rien d'autre. Nous n'utilisons jamais les données de vos clients pour notre propre compte, ni pour de la publicité, ni pour entraîner des modèles.
• Durée : tant que dure votre abonnement. À la fin, la section 9 s'applique.

2. Données et personnes concernées

Catégories de personnes concernées : vos clients et prospects, vos éventuels sous-traitants, et les membres de votre équipe que vous ajoutez au logiciel.

Catégories de données : données d'identification et de contact (nom, adresse, e-mail, téléphone), données de facturation (montants, numéros de TVA, références), données de chantier (interventions, photos, notes), et les données de compte des membres de votre équipe. Le détail complet figure dans notre politique de confidentialité. Nous ne vous demandons pas de saisir de données sensibles (santé, opinions…) : le logiciel n'est pas prévu pour ça.

3. Nous agissons sur vos instructions (art. 28 §3 a)

Nous ne traitons les données que sur votre instruction documentée. Vos instructions, ce sont : le fait d'utiliser les fonctions du logiciel, les réglages de votre compte, et le présent contrat. Si une loi nous obligeait à traiter autrement (par exemple une réquisition), nous vous en informerions avant, sauf interdiction légale.

Si une de vos instructions nous paraît contraire au RGPD, nous vous le signalons.

4. Confidentialité de notre personnel (art. 28 §3 b)

Les personnes autorisées, chez nous, à accéder aux données sont tenues à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale. Cet accès est limité au strict nécessaire (support, maintenance, sécurité) et tracé. Aucun membre de notre équipe n'utilise vos données à d'autres fins que le fonctionnement du service.

5. Sécurité (art. 28 §3 c et art. 32)

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• chiffrement des données en transit (HTTPS) et au repos chez notre hébergeur ;
• cloisonnement par organisation : chaque compte ne voit que ses propres données (règles de sécurité au niveau de la base) ;
• authentification par mot de passe (stocké haché), gestion des accès par rôle ;
• sauvegardes régulières assurées par notre hébergeur ;
• journalisation des erreurs et surveillance.

Ces mesures peuvent évoluer pour rester adaptées à l'état de l'art, sans jamais diminuer le niveau de protection.

6. Sous-traitants ultérieurs (art. 28 §3 d et §2)

Pour faire fonctionner Aurora BTP, nous faisons appel à des prestataires techniques (hébergement, envoi d'e-mails, paiement, e-facturation…). Vous nous autorisez à y recourir. La liste complète et à jour — qui ils sont, ce qu'ils reçoivent, où — figure à la section 5 de notre politique de confidentialité.

Chacun est lié à nous par un contrat qui lui impose les mêmes obligations de protection que celles du présent contrat. Avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant qui traiterait vos données, nous vous en informons à l'avance (par e-mail ou dans l'application). Vous disposez alors d'un droit d'objection motivé : si vous vous opposez pour un motif sérieux lié à la protection des données, et qu'aucune solution n'est trouvée, vous pouvez résilier sans frais la partie concernée du service.

7. Nous vous aidons à répondre à vos clients (art. 28 §3 e)

Si l'un de vos clients exerce ses droits (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition), c'est à vous d'y répondre — mais nous vous en donnons les moyens techniques : vous pouvez à tout moment consulter, corriger, exporter et supprimer les fiches concernées depuis le logiciel. Pour les demandes que le logiciel ne couvrirait pas seul, nous vous assistons dans un délai raisonnable.

8. Nous vous aidons sur la sécurité et les incidents (art. 28 §3 f et art. 32-36)

Compte tenu des informations dont nous disposons, nous vous aidons à :

• assurer la sécurité du traitement (section 5) ;
• réagir à une violation de données : si nous en découvrons une qui concerne vos données, nous vous en informons sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, avec les éléments utiles pour que vous puissiez, si besoin, notifier l'Autorité de protection des données dans vos 72 heures ;
• réaliser, le cas échéant, une analyse d'impact (AIPD) et la consultation préalable de l'autorité, en vous fournissant les informations que nous détenons sur le fonctionnement du logiciel.

9. À la fin du contrat : vous choisissez (art. 28 §3 g)

Quand votre abonnement prend fin, vous choisissez :

• soit la restitution de vos données dans un format réutilisable (export disponible dans le logiciel, ou fourni par nous sur demande) ;
• soit leur suppression.

Sauf demande de restitution de votre part, et sauf obligation légale de conservation qui pèserait sur nous (par exemple les factures que la loi impose de garder), nous supprimons ou anonymisons vos données dans un délai raisonnable après la fin du contrat, ainsi que chez nos sous-traitants ultérieurs.

10. Contrôles et audits (art. 28 §3 h)

Nous tenons à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de nos obligations. À votre demande raisonnable, nous répondons à vos questions et, si c'est justifié, permettons un audit — mené par vous ou par un tiers indépendant que vous mandatez, dans des conditions qui ne compromettent pas la sécurité des données des autres utilisateurs, moyennant un préavis raisonnable.

11. Nous contacter

Une question sur ce contrat, une demande d'exemplaire signé, un sujet lié à la protection des données : contact.pro@aurora-synergy.com.